Zezwolenie na pracę – przewodnik dla pracodawcy

Co zmieniło się 1 czerwca 2025 r.

Zasady zatrudniania cudzoziemców znajdowały się dotąd w ustawie o promocji zatrudnienia. 1 czerwca 2025 r. przeniesiono je do odrębnej ustawy – i nie było to porządkowanie przepisów. Niemal każde założenie operacyjne, które dział HR budował przez dekadę, przestało być prawdziwe tego samego dnia.

Jeden punkt ciągłości warto zapamiętać: legalny pobyt i legalna praca to nadal dwie odrębne kwestie. Cudzoziemiec potrzebuje tytułu uprawniającego do pobytu w Polsce oraz podstawy do wykonywania pracy. Załatwienie jednego przy pominięciu drugiego pozostaje najdroższym błędem w tej dziedzinie, a ustawa z 2025 r. niczego tu nie złagodziła.

Czy Państwa kandydat w ogóle potrzebuje zezwolenia na pracę?

Zaskakująco duża część zezwoleń, o które proszą nas pracodawcy, nie jest potrzebna. Zanim cokolwiek zostanie złożone, pytanie brzmi: w której z czterech sytuacji jest kandydat.

Katalog zwolnień jest długi, techniczny i właśnie napisany od nowa, więc warto go sprawdzić, a nie zakładać. Absolwent polskiej uczelni, doktorant i posiadacz Karty Polaka pracują bez zezwolenia, a pracodawcy rutynowo składają za nich wniosek – płacąc 400 zł i czekając miesiącami na dokument bez znaczenia prawnego.

Trzy zezwolenia, które zastąpiły typy A–E

Liter już nie ma. W ich miejsce są trzy zezwolenia nazwane od układu, który obejmują, plus zezwolenie na pracę sezonową na własnej ścieżce. Jeżeli tłumaczą Państwo ze starego systemu, oto mapa.

W praktyce zmiana nazw ma jedno zasadnicze znaczenie: dawne formularze przestały istnieć. Od 1 stycznia 2026 r. portal oferuje wyłącznie trzy nowe wnioski, więc wzór, lista kontrolna albo instrukcja wewnętrzna mówiąca „złóż wniosek o zezwolenie typu A” nie da się wykonać. Jeżeli Państwa dokumentacja onboardingowa wymienia litery, wymaga przepisania przed kolejną rekrutacją, a nie po niej.

Dwie kwestie merytoryczne przetrwały zmianę nazw. Zezwolenia udziela wojewoda, a samo zezwolenie jest zawsze skonkretyzowane: wskazuje pracodawcę, stanowisko albo rodzaj pracy, najniższe wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy. Praca na warunkach innych niż wskazane to nie uchybienie techniczne, lecz nielegalne powierzenie pracy, ze skutkami opisanymi niżej.

Oświadczenie – i kto po cichu je stracił

Dla obywateli krótkiej listy państw pracodawca może pominąć zezwolenie i zarejestrować w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Jest szybsze i prostsze, i stanowi podstawę zatrudnienia w kilku branżach.

Pozostałe elementy trybu oświadczeniowego zaostrzono tak samo jak przy zezwoleniach: składa się je elektronicznie, umowa na piśmie musi istnieć przed rozpoczęciem pracy, a faktycznie stosowane warunki muszą odpowiadać zarejestrowanym.

Składanie wniosku: jeden portal – i nie ten, o którym Państwo czytali

Od 1 czerwca 2025 r. wnioski o zezwolenia na pracę i oświadczenia – wraz z uzupełnieniami, odwołaniami i zażaleniami – składa się wyłącznie przez praca.gov.pl, z indywidualnego konta, z podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym.

Urzędy wojewódzkie ujmują konsekwencję wprost: wniosek złożony w inny sposób – pocztą, przez system doręczeń elektronicznych, w kancelarii – pozostawia się bez rozpoznania. Nie rozpatruje się go merytorycznie ani nie zwraca do poprawy. Po prostu nie jest badany, a data złożenia przepada.

Praktyczną konsekwencją przejścia na jeden portal jest znaczenie konta. Indywidualne konto jest powiązane z podpisem, a osoba, która je prowadzi, jest w praktyce jedyną, która może złożyć wniosek, odpowiedzieć na wezwanie i wnieść odwołanie w terminie. Skupienie tego na jednej skrzynce HR to pojedynczy punkt awarii, który warto zaplanować – zwłaszcza w sierpniu i na przełomie roku.

Warunki: wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i próg 1/4 etatu

Przy zezwoleniu zwykłym – polska spółka zatrudniająca cudzoziemca bezpośrednio – pracę wykonują trzy warunki, a jeden z nich jest na tyle nowy, że zaskakuje.

Próg ćwierci etatu zasługuje na chwilę uwagi, bo jest strukturalny, a nie proceduralny. Wyklucza marginalne umowy niepełnoetatowe, których pracodawcy używali dla studentów, dla osób łączących dwie prace i dla stanowisk faktycznie niewielkich. Jeżeli rola jest mniejsza niż ćwierć etatu, odpowiedzią nie jest inaczej sformułowany wniosek, tylko inna konstrukcja albo inna podstawa prawna – i o tym trzeba rozmawiać przed złożeniem oferty.

Gdy stanowisko należy do zawodu regulowanego albo sama działalność jest regulowana, muszą być spełnione także wymogi kwalifikacyjne i uprawnienia. Uznanie kwalifikacji zagranicznych biegnie własnym, zwykle wolniejszym harmonogramem niż zezwolenie, więc należy do początku projektu, a nie do jego środka.

Na jak długo wydaje się zezwolenie na pracę

Zasadą są trzy lata. Dwie sytuacje skracają ten okres do roku.

To roczne ograniczenie dla nowych pracodawców kształtuje całe projekty. Grupa zakładająca polską spółkę zależną i obsadzająca ją cudzoziemcami w pierwszym roku będzie przedłużać wszystkie zezwolenia w dwunastym miesiącu, naraz. Jest to przewidywalne i znacznie taniej zaplanować to w drugim miesiącu niż odkryć w jedenastym.

Obowiązki pracodawcy i ich terminy

Zezwolenie jest łatwiejszą częścią. Obowiązki, które się z nim wiążą, trwają przez cały okres zatrudnienia i dłużej, a to właśnie one, a nie akta wniosku, są przedmiotem kontroli.

Przed pierwszym dniem

• Sprawdzić dokument pobytowy i wykonać kopię. Nie rzut oka – kopię, przechowywaną przez cały okres pracy i przez dwa lata po jego zakończeniu. Pracodawca, który nie ma nic, nie ma podczas kontroli żadnej obrony, choćby dokument był autentyczny.
• Zawrzeć umowę na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Umowę trzeba przedstawić cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym, co w praktyce oznacza tłumaczenie. Dopuszczenie kogoś do pracy „na słowo” i spisanie umowy tydzień później to samo w sobie nielegalne powierzenie pracy, nawet przy nienagannym zezwoleniu.
• Dopasować warunki do zezwolenia. Stanowisko albo rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, najniższe wynagrodzenie, rodzaj umowy. Awans, zmiana systemu zmianowego albo przejście z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę mogą wyprowadzić układ poza zezwolenie.

W trakcie i po

Nie każda zmiana wymaga nowego zezwolenia – ustawa wymienia przypadki, które można załatwić zawiadomieniem, a użycie właściwego trybu oszczędza miesiące. Rozpoznanie, do której kolumny należy dana zmiana, stanowi większość wartości prowadzenia tego profesjonalnie: pracodawcy albo składają wnioski nadmiarowo, co jest wolne, albo zaniedbują zawiadomienia, co jest kosztowne.

Delegowanie cudzoziemca do Polski

Gdy pracownik pozostaje zatrudniony przez podmiot zagraniczny i zostaje wysłany do Polski, dawne typy C, D i E stały się trzema przypadkami jednego zezwolenia:

• delegowanie do oddziału, spółki zależnej albo podmiotu powiązanego pracodawcy zagranicznego – dawny typ C;
• delegowanie w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym przez pracodawcę zagranicznego nieprowadzącego w Polsce stałej działalności – dawny typ D;
• delegowanie w innym celu – dawny typ E.

Właściwość idzie za układem: przy delegowaniu do podmiotu powiązanego – wojewoda właściwy dla jego siedziby; przy usłudze i innym delegowaniu – wojewoda właściwy dla siedziby odbiorcy albo miejsca wykonywania pracy w przeważającej części; a gdy tego nie da się ustalić – wojewoda mazowiecki. Zezwolenia delegowaniowego nie można wykorzystać do pracy sezonowej ani do funkcji zarządczych i prokury – te należą do dwóch pozostałych zezwoleń, a wniosek pod niewłaściwą podstawą oznacza rozpoczynanie od nowa.

Delegowanie z wnętrza UE to odrębne zagadnienie. Pracownik zatrudniony przez przedsiębiorstwo z siedzibą w państwie UE lub EOG, zgodnie z prawem tego państwa i zwykle tam pracujący, może zostać delegowany do Polski w celu świadczenia usług na krótki okres bez polskiego zezwolenia na pracę; po jego przekroczeniu zezwolenie delegowaniowe wchodzi w grę. Gdzie dokładnie przebiega ta granica w konkretnym zleceniu, warto sprawdzić, a nie zakładać, bo skutki pomyłki obciążają polskiego odbiorcę tak samo jak wysyłającego. Szerzej piszemy o tym na stronie o świadczeniu usług w ramach UE.

Niezależnie od odpowiedzi w sprawie zezwolenia, równolegle stosuje się przepisy o delegowaniu pracowników: zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy, polskie minimalne warunki zatrudnienia, dokumentacja przechowywana w Polsce. Ustawa z 2025 r. tego nie ruszyła, a egzekwowane jest odrębnie. Rozstrzygnięcie kwestii imigracyjnej nie zamyka kwestii prawnopracowniczej.

Obywatele Ukrainy i ochrona czasowa

Szczególny reżim dla osób, które przybyły z Ukrainy po lutym 2022 r., jest stopniowo włączany do przepisów ogólnych. Od 5 marca 2026 r. rozwiązanie znajduje się w samej ustawie o powierzaniu pracy.

Powiadomienie łatwo złożyć i łatwo o nim zapomnieć, a jego pominięcie to odrębne wykroczenie z własnym widełkami kary. Przy kilkudziesięciu pracownikach z Ukrainy odpowiedzią nie jest czujność, lecz proces: powiązanie powiadomienia z tym samym zdarzeniem, które generuje zgłoszenie do ZUS, tak by nie dało się go pominąć, gdy ktoś zaczyna tydzień wcześniej.

Tytuły pobytowe, które nie uprawniają do pracy

Zezwolenie na pracę mówi, że pracodawca może powierzyć pracę. Nie mówi nic o tym, czy dana osoba może przebywać w Polsce, i nie sanuje tytułu pobytowego wykluczającego pracę. Trzy zmiany od czerwca 2025 r. istotnie pogłębiły tę pułapkę, a żadnej z nich nie ma w poradnikach.

We wszystkich trzech przypadkach schemat jest ten sam i warto go przekazać każdemu, kto w Państwa firmie składa oferty: zezwolenie i tytuł pobytowy bada się osobno, a rozstrzyga słabszy z nich. Pracodawca dysponujący ważnym zezwoleniem, którego pracownik pracuje na niewłaściwej wizie, powierza pracę nielegalnie – a grzywna spada na pracodawcę.

Przesłanki odmowy – dotyczą teraz głównie Państwa, nie kandydata

To najgłębsza zmiana ustawy z 2025 r. i ta, którą dział prawny powinien przeczytać jako pierwszą. Przesłanki odmowy są obligatoryjne: gdy któraś zachodzi, organ musi odmówić. Nie ma ważenia okoliczności, nie ma wyjaśnień, nie ma uznania, które można przekonać. A większość z nich dotyczy pracodawcy.

Istnieje też druga podstawa odmowy, wymierzona w pracodawców, którzy nie dopełnili obowiązków związanych z wcześniejszymi zezwoleniami – zawiadomień i obowiązków umownych opisanych wyżej. Historia compliance i zdolność do zatrudniania zostały formalnie połączone: pominięte zawiadomienie sprzed roku nie jest przeszłą nieprawidłowością, lecz przeszkodą w tegorocznej rekrutacji.

Są oczywiście również przesłanki dotyczące cudzoziemca – kwalifikacje do zawodu regulowanego, skazania, wpisy w wykazach i SIS – oraz możliwość, że zawód znajdzie się na liście powiatowej. Środek ciężkości jednak się przesunął. Dla większości pracodawców rozsądnym przygotowaniem do programu rekrutacyjnego jest czysty przegląd składek, sytuacji podatkowej i wcześniejszych zawiadomień, wykonany przed pierwszym wnioskiem, a nie po pierwszej odmowie.

Kary i to, co inspektorzy mogą dziś zrobić bez sądu

Sankcje podniesiono 1 czerwca 2025 r., a co ważniejsze – znacznie ułatwiono ich nakładanie.

Zakres nielegalnego powierzenia pracy jest szerszy, niż zakłada większość pracodawców. Obejmuje pracę bez wymaganego zezwolenia lub oświadczenia, pracę na tytule pobytowym nieuprawniającym do pracy, pracę na innym stanowisku albo na innych warunkach niż wskazane w zezwoleniu oraz – samodzielnie – brak umowy na piśmie. Dwa ostatnie w ogóle nie sprawiają wrażenia naruszeń imigracyjnych i właśnie dlatego widujemy je najczęściej.

Opłaty

Wszystkie cztery kwoty poniżej wzrosły 1 grudnia 2025 r., w większości czterokrotnie. Każda strona podająca 50, 100 albo 200 zł opisuje stan sprzed tej daty.

Przy rekrutacji wolumenowej wzrost nie jest drobiazgiem: pięćdziesiąt oświadczeń kosztujących w listopadzie 2025 r. 5 000 zł kosztuje w grudniu 20 000 zł. To także powód, by upewnić się, że zezwolenie jest w ogóle potrzebne, zanim się za nie zapłaci – zob. czy kandydat potrzebuje zezwolenia.

Ile to trwa

Nie publikujemy średniej i bylibyśmy sceptyczni wobec każdego, kto to robi. Ustawa z 2025 r. nie przewiduje szczególnego terminu na wydanie zezwolenia na pracę, więc stosuje się ogólne terminy administracyjne, a rzeczywisty czas oczekiwania różni się znacznie między urzędami wojewódzkimi i między kwartałami.

Ustawa wprowadza natomiast kolejność rozpatrywania wniosków – najpierw przedsięwzięcia o znaczeniu strategicznym lub istotnym, potem przedłużenia, potem zawody deficytowe, a na końcu pozostałe. To, czy dany pracodawca albo dane stanowisko mieści się w którymś z priorytetów, warto ustalić na etapie planowania, bo wpływa to na kolejność działań bardziej niż cokolwiek, co da się zrobić po złożeniu akt.

Największą zmienną pod Państwa kontrolą pozostaje kompletność w dniu złożenia. Akta elektroniczne z brakującym załącznikiem nie odpadają szybko – czekają w kolejce, a potem generują wezwanie, które uruchamia oczekiwanie od nowa.

Zezwolenie na pracę, zezwolenie jednolite, Niebieska Karta czy ICT?

Zezwolenie na pracę to jeden z kilku sposobów zalegalizowania zatrudnienia i często nie najlepszy. Właściwe pytanie nie brzmi „jak uzyskać zezwolenie na pracę”, tylko „jak wyglądają najbliższe pięć lat tej osoby”.

Wybór ma skutki długo po onboardingu. Lata na zezwoleniu na pracę przy zwykłym tytule pobytowym liczą się do rezydentury długoterminowej UE, a docelowo do obywatelstwa; lata na przeniesieniu ICT nie liczą się do żadnego z nich. Dla osoby, którą firma zamierza zatrzymać, wybór szybkiej ścieżki na starcie może ją kosztować pięć lat na końcu.

Co poradniki wciąż przekręcają w sprawie zezwolenia na pracę

Każdy z poniższych punktów przeczytaliśmy w tym roku, w opracowaniach, na których pracodawca mógł rozsądnie polegać – w tym w materiałach polskich kancelarii, a w kilku przypadkach na stronach urzędowych, których nigdy nie zaktualizowano.

Jeden wniosek warto zapisać każdemu, kto prowadzi wewnętrzny poradnik: użytecznym testem nie jest już to, czy źródło wygląda na miarodajne, tylko kiedy było ostatnio zmieniane. Kilka polskich stron rządowych ma dziś treść sprzed czerwca 2025 r. i w ogóle nie podaje daty.

Jak pracujemy z pracodawcami

Działamy dla spółki. W tej dziedzinie to pracodawca jest wnioskodawcą, stroną i podmiotem, na który spadają kary, więc tam też umiejscowione są nasze zlecenie i pełnomocnictwo – a to oznacza, że możemy zdjąć wnioski z działu HR, zamiast nadzorować go przy portalu.

Zezwolenie na pracę – najczęstsze pytania