ul. Dywizjonu AK "Jeleń" 7B/U4, WarszawaGrzywna za cudzoziemca
3 000–50 000 zł
za nielegalne powierzenie pracy
Mandat na miejscu
Do 10 000 zł
bez kierowania sprawy do sądu
Przechowywanie kopii
Okres pracy + 2 lata
kopia każdego dokumentu pobytowego
Zaległości
Obligatoryjna odmowa
zaległości w ZUS lub US blokują zezwolenia
Okres wstecz
24 miesiące
utrudnianie kontroli blokuje zezwolenia
Kluczowe terminy
7 dni · 15 dni roboczych
i pięć kolejnych, każdy z innym zdarzeniem
Dlaczego compliance imigracyjny jest ważny właśnie teraz
Przez lata zatrudnianie cudzoziemców w Polsce było głównie kwestią papierów: uzyskać zezwolenie, złożyć je do akt, zapomnieć. Trzy reformy w ciągu roku to zmieniły. 1 czerwca 2025 r. zasady zatrudniania cudzoziemców przeniesiono do odrębnej ustawy, 1 grudnia 2025 r. opłaty za zezwolenia na pracę i oświadczenia wzrosły co najmniej czterokrotnie, a 27 kwietnia 2026 r. wnioski pobytowe przeszły wyłącznie do MOS. Wspólny mianownik jest jeden: to, co pracodawca może zrobić jutro, zależy dziś od jego własnej historii.
Kara trafia w spółkę
Nielegalne powierzenie pracy zagrożone jest grzywną od 3 000 do 50 000 zł, nie niższą niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca. Dziesięć osób pracujących na niewłaściwych warunkach to już nie rozmowa z inspektorem, lecz pięciocyfrowa ekspozycja.
Inspektor nie potrzebuje już sądu
Od czerwca 2025 r. inspektorzy pracy mogą nakładać grzywny do 10 000 zł w drodze mandatu, tego samego dnia. Sprawy, które dawniej utykały w kolejce do sądu, kończą się dziś na miejscu.
Historia blokuje kolejne zatrudnienia
Zaległości w ZUS lub podatkach, niezgłoszenie pracowników do ubezpieczeń, ponowne ukaranie w ciągu dwóch lat albo utrudnianie kontroli w ostatnich 24 miesiącach to dziś obligatoryjne przesłanki odmowy zezwolenia na pracę. Nie ma czego ważyć ani wyjaśniać.
Nielegalne powierzenie pracy to pojęcie szersze, niż się wydaje. Obejmuje nie tylko pracę bez zezwolenia, ale też pracę na tytule pobytowym, który nie uprawnia do pracy, pracę na innym stanowisku lub na innych warunkach niż w zezwoleniu oraz – samo w sobie – brak pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy. Dwie ostatnie sytuacje w ogóle nie kojarzą się z prawem imigracyjnym i właśnie dlatego to je najczęściej znajdują inspektorzy.
Gdzie naprawdę leży ryzyko
Grzywny to tylko widoczna część. Dla większości firm droższe konsekwencje leżą gdzie indziej – w utracie możliwości zatrudniania, w odpowiedzialności za cudzych pracowników, a gdy cudzoziemiec przebywał nielegalnie – w roszczeniach, które ustawa domniemywa, zamiast kazać pracownikowi je udowodnić.
| Ryzyko | Co z niego wynika |
|---|---|
| Nielegalne powierzenie pracy | Grzywna od 3 000 do 50 000 zł, nie niższa niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca; od 6 000 do 50 000 zł w formach kwalifikowanych, m.in. gdy pobiera się od cudzoziemca opłatę za załatwienie zezwolenia. Cudzoziemiec odpowiada odrębnie. |
| Niedopełniony obowiązek przy wcześniejszym zezwoleniu | Odrębna podstawa odmowy kolejnych zezwoleń. Zawiadomienie zapomniane w zeszłym roku staje się przeszkodą w tegorocznej rekrutacji. |
| Zaległości w ZUS lub podatkach | Obligatoryjna odmowa zezwolenia na pracę – organ nie ma już żadnego luzu decyzyjnego. |
| Cudzoziemiec przebywający nielegalnie | Na podstawie ustawy z 2012 r. o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom: zaległe wynagrodzenie, przy domniemaniu trzymiesięcznego okresu zatrudnienia, a bez umowy – wynagrodzenia w wysokości trzykrotności minimalnego; do tego koszty przekazania należności do państwa powrotu. |
| Przypadki kwalifikowane | Odpowiedzialność karna za jednoczesne powierzenie pracy wielu takim cudzoziemcom, powierzenie pracy małoletniemu albo uporczywe naruszenia; do 3 lat pozbawienia wolności przy szczególnym wykorzystaniu lub gdy pracownik jest ofiarą handlu ludźmi. Sąd może też orzec zakaz dostępu do środków publicznych na 1–5 lat. |
| Pracownicy podwykonawców | Wykonawca lub generalny wykonawca może odpowiadać solidarnie za zaległe wynagrodzenia i koszty powrotu pracowników podwykonawcy, a obroną jest należyta staranność. Budownictwo, logistyka i usługi utrzymania obiektów to typowe miejsca, gdzie to się zdarza. |
Ta sama ustawa zawiera też obronę: pracodawca, który dopełnił obowiązków sprawdzenia i przechowania dokumentów oraz zgłosił pracownika do ubezpieczeń, nie odpowiada na podstawie jej przepisów karnych, chyba że wiedział o podrobieniu dokumentu. Ta obrona istnieje jednak tylko na papierze – Państwa papierze. To najmocniejszy argument za tym, żeby nudną część zrobić porządnie.
Co obejmuje nasz audyt imigracyjny
Audyt odpowiada na jedno pytanie wobec każdego cudzoziemca, który pracuje dla Państwa bezpośrednio lub przez innych: na jakiej podstawie tu przebywa, na jakiej podstawie pracuje i czy potrafią Państwo udowodnić jedno i drugie dzisiaj? Patrzymy w akta, a nie w podsumowanie z systemu kadrowego.
Osoby i dokumenty
- Tytuł pobytowy każdego cudzoziemca – i czy uprawnia do pracy
- Kopie dokumentów pobytowych przechowywane przez cały okres pracy i dwa lata później
- Cele wydania wiz, w tym wizy Schengen wydane przez inne państwa
- Obywatele, którzy od sierpnia 2026 r. nie mogą pracować w ruchu bezwizowym
- Członkowie zarządu, prokurenci i dyrektorzy – nie tylko pracownicy
Podstawa i warunki pracy
- Zezwolenie na pracę, oświadczenie, zezwolenie jednolite, Niebieska Karta, ICT albo zwolnienie ustawowe – dla każdej osoby
- Stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu i rodzaj umowy w porównaniu z zezwoleniem
- Próg 1/4 etatu i minimalne wynagrodzenie przy niepełnym wymiarze
- Pisemne umowy zawarte przed rozpoczęciem pracy, w języku zrozumiałym dla pracownika
Obowiązki i terminy
- Zawiadomienia o podjęciu, niepodjęciu i zakończeniu pracy
- Obowiązki 7-dniowe przy oświadczeniach i wobec obywateli Ukrainy
- Zawiadomienia wojewody w terminie 15 dni roboczych przy zezwoleniach jednolitych
- Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni i sytuacja spółki w zakresie zaległości
Poza Państwa listą płac
- Agencje pracy tymczasowej i legalność ich skierowań
- Podwykonawcy i solidarna odpowiedzialność generalnego wykonawcy
- Pracownicy delegowani i zawiadomienia o delegowaniu
- Umowy B2B i cywilnoprawne, które w istocie są zatrudnieniem
Zakres dobieramy do skali i ryzyka. W firmie z kilkunastoma cudzoziemcami sprawdzamy każde akta. Przy setkach osób uzgadniamy próbę ukierunkowaną na miejsca, w których problemy się kumulują – nowe zatrudnienia, zmiany umów, pracownicy agencji i wygasające tytuły – i rozszerzamy ją, jeśli wyniki próby tego wymagają.
Co zwykle wykazuje audyt
Nic z tego nie jest egzotyczne. To wzorce, które widzimy regularnie, w dobrze zarządzanych firmach z rzetelnymi działami HR – zwykle dlatego, że proces zbudowano pod prawo obowiązujące w 2024 r.
| Ustalenie | Dlaczego to ważne |
|---|---|
| Brak kopii dokumentu pobytowego albo kopia dokumentu, który dawno wygasł | Bez niej pracodawca nie ma podczas kontroli żadnej obrony, choćby dokument był autentyczny – i traci obronę przewidzianą w ustawie z 2012 r. |
| Zezwolenie na pracę wygasło w trakcie postępowania o zezwolenie jednolite | Zaświadczenie o złożeniu wniosku legalizuje pobyt, nie pracę. Od dnia wygaśnięcia praca jest nielegalna, a grzywna liczona jest od każdej osoby. |
| Zmiana warunków bez zmiany zezwolenia | Awans, przeniesienie na inne stanowisko albo obniżka wynagrodzenia poniżej wskazanego minimum wyprowadzają pracę poza zezwolenie. Część zmian wymaga zawiadomienia, część nowego zezwolenia; wiele firm nie robi ani jednego, ani drugiego. |
| Przeoczone zawiadomienia 7-dniowe i 15-dniowe | Każde z nich to odrębne naruszenie, a dziś także podstawa odmowy kolejnych zezwoleń. |
| Pracownicy na wizach Schengen wydanych przez inne państwa | Od 1 czerwca 2025 r. taka wiza nie uprawnia do pracy w Polsce, niezależnie od treści zezwolenia. |
| Umowa podpisana po pierwszym dniu pracy | Samodzielna postać nielegalnego powierzenia pracy, nawet przy bezbłędnym zezwoleniu. |
| Niesprawdzeni pracownicy agencji lub podwykonawców | Pracują na Państwa terenie, a kontrola zaczyna się od Państwa. Może dojść do odpowiedzialności solidarnej. |
| Procedury wewnętrzne wciąż odwołujące się do typów A–E | Tych formularzy już nie ma. Procedura, której nie da się wykonać, nie jest procedurą. |
Jak przebiega audyt
Rozmowa wstępna
Liczba pracowników, obywatelstwa, lokalizacje, agencje i podwykonawcy, ostatnie zmiany. Ustalamy, czy sprawdzamy wszystkie akta, czy ukierunkowaną próbę, i podajemy stałe wynagrodzenie, zanim zaczniemy.
Lista dokumentów
Krótka i konkretna – nie zrzut wszystkiego. Dokumenty pobytowe, zezwolenia i oświadczenia, umowy, zawiadomienia oraz sytuacja w ZUS i urzędzie skarbowym. Wszystko przekazywane bezpiecznym kanałem i przetwarzane wyłącznie na potrzeby audytu.
Przegląd akt
Osoba po osobie: tytuł pobytowy, podstawa pracy, warunki w porównaniu z zezwoleniem, terminy dotrzymane lub nie. Wszystko, co pilne, sygnalizujemy od razu, a nie w raporcie końcowym.
Rozmowy
Krótka rozmowa z HR i kadrami o tym, jak proces naprawdę działa – zatrudnienie, zmiany, rozwiązania umów i kto pilnuje terminów ważności.
Raport i rejestr ryzyk
Każde ustalenie z oceną wagi, podstawą prawną, ekspozycją i konkretnym działaniem naprawczym z terminem. Napisany tak, żeby HR mógł działać, a zarząd przeczytać go w pięć minut.
Naprawa
Złożenie spóźnionych zawiadomień, wnioski o zmianę lub nowe zezwolenia, poprawione umowy, nowe procedury. Tam, gdzie czegoś nie da się już naprawić, mówimy, jak ograniczyć skutki.
Tajemnica zawodowa. Audyt prowadzony przez radców prawnych objęty jest tajemnicą zawodową. Ma to znaczenie, gdy audyt wykaże coś, co wolą Państwo najpierw przeanalizować, zanim podejmą decyzję – a to właśnie sytuacja, w której audyt powinien prowadzić prawnik, a nie firma doradztwa kadrowego.
Co Państwo otrzymują
Czytelny raport
Podsumowanie dla zarządu, tabela ustaleń i zestawienie osoba po osobie. Kolory czerwony, żółty, zielony – z podstawą prawną i działaniem naprawczym przy każdej pozycji.
Kalendarz obowiązków
Terminy 7-dniowe, 14-dniowe, dwumiesięczne, 15-dniowe i 15 dni roboczych powiązane ze zdarzeniami, które Państwa system kadrowy już rejestruje, oraz wszystkie terminy ważności zezwoleń i tytułów pobytowych w jednym miejscu.
Działające procedury
Lista kontrolna przy zatrudnieniu, przy zmianie warunków i przy rozwiązaniu umowy – napisane pod prawo obowiązujące w 2026 r. i dla osób, które będą z nich faktycznie korzystać.
Szkolenie
Spotkanie dla HR, kadr i przełożonych: co muszą sprawdzić, kiedy dzwonić i jak się zachować, gdy przyjdzie inspektor. Po polsku lub po angielsku.
Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej
Legalność zatrudniania cudzoziemców kontrolują dwa organy: Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Oba mogą przyjść bez zapowiedzi, oba mogą zażądać akt osobowych na miejscu i każdy z nich może rozpocząć postępowanie zakończone grzywnami, odmową zezwoleń, a dla cudzoziemca – decyzją o zobowiązaniu do powrotu.
Pierwsza godzina
Współpracować, ale nie improwizować. Ustalić tożsamość kontrolujących i zakres kontroli, udostępnić to, o co proszą, sporządzić listę przekazanych dokumentów i zadzwonić do prawnika. Utrudnianie kontroli to dziś podstawa odmowy zezwoleń przez 24 miesiące – sposób, w jaki minie pierwsza godzina, ma skutki na dwa lata.
Mandat
Inspektor może zaproponować mandat do 10 000 zł. Przyjęcie kończy sprawę szybko – ale oznacza prawomocne ukaranie, które liczy się przy kolejnych zezwoleniach. Odmowa przyjęcia kieruje sprawę do sądu. Co jest lepsze, zależy od faktów – i trzeba to rozstrzygnąć na miejscu.
Po kontroli
Zastrzeżenia do protokołu, odpowiedzi na wystąpienia, dalsza korespondencja, a jeśli do tego dojdzie – obrona przed sądem. Zajmujemy się też stroną cudzoziemców: ich sprawami pobytowymi i ewentualnymi postępowaniami w sprawie powrotu.
Stałe doradztwo i outsourcing
Audyt pokazuje stan na jeden dzień. Większość naszych klientów korporacyjnych zostaje z nami w stałej obsłudze, żeby kolejny audyt niczego nie znalazł.
Doradztwo na bieżąco
- Dobór ścieżki dla każdego nowego pracownika – zezwolenie, oświadczenie, zezwolenie jednolite, Niebieska Karta, ICT albo nic
- Odpowiedzi w sprawie zmian stanowiska, wynagrodzenia lub wymiaru czasu – zanim nastąpią
- Ocena dokumentów przedstawianych przez kandydatów
- Wsparcie dla HR po polsku i po angielsku
Prowadzenie spraw
- Zezwolenia na pracę i oświadczenia przez praca.gov.pl
- Załączniki pracodawcy i zawiadomienia po stronie pobytowej
- Monitorowanie terminów ważności i kalendarza zawiadomień
- Kwartalne lub roczne przeglądy akt
Rozliczamy się ryczałtem miesięcznym albo za sprawę – zależnie od skali. Przy kilkudziesięciu nowych cudzoziemcach na kwartał ryczałt jest zwykle tańszy i zawsze bardziej przewidywalny.
Restrukturyzacje, transakcje i relokacje
Zdarzenia korporacyjne to moment, w którym compliance imigracyjny psuje się najczęściej – bo nikt w zespole transakcyjnym nie myśli o zezwoleniach aż do pierwszej listy płac po zamknięciu.
| Zdarzenie | Co sprawdzić |
|---|---|
| Przejęcie lub due diligence | Legalność zatrudnienia cudzoziemców w spółce przejmowanej, jej zaległości i historię kontroli. Na gruncie ustawy z 2025 r. historia spółki wpływa na jej zdolność zatrudniania po zamknięciu transakcji. |
| Połączenie, zmiana nazwy lub formy prawnej, przejście zakładu pracy | Wiele z tych zdarzeń można obsłużyć zawiadomieniami do wojewody zamiast nowymi zezwoleniami – ale tylko wtedy, gdy zawiadomienia zostaną złożone w terminie. Przeoczone zostawiają pracowników na zezwoleniach, które nie pasują już do pracodawcy. |
| Nowy podmiot w Polsce | Zezwolenia na pracę dla pracodawcy działającego krócej niż rok wydaje się maksymalnie na rok, więc zespół z pierwszego roku odnawia wszystko naraz. Członkowie zarządu nowej spółki potrzebują własnej podstawy prawnej. |
| Relokacja pracowników do Polski | Wybór między ICT, Niebieską Kartą, zezwoleniem jednolitym i delegowaniem – wybór, od którego zależy też, czy lata pobytu liczą się do rezydenta długoterminowego UE. |
Agencje, podwykonawcy i pracownicy delegowani
Ludzie spoza Państwa listy płac nadal pracują na Państwa terenie. Kontrola zaczyna się tam, gdzie wykonywana jest praca.
Agencje pracy tymczasowej
Kierowanie cudzoziemca do pracy przez podmiot, który nie jest agencją wpisaną do rejestru, grozi grzywną nie niższą niż 6 000 zł za każdą osobę. Proszę sprawdzić wpis agencji i zezwolenia osób, które Państwu kieruje.
Podwykonawcy
Generalny wykonawca może odpowiadać solidarnie za nielegalnie przebywających pracowników podwykonawcy. Klauzule umowne pomagają, ale obroną jest tylko weryfikacja: dowody uprawnienia do pracy, zanim ludzie wejdą na budowę, i okresowe sprawdzenia później.
Pracownicy delegowani
Zagraniczni pracodawcy delegujący pracowników do Polski potrzebują zezwolenia w związku z delegowaniem albo podstawy z prawa UE, przedstawiciela w Polsce i odrębnych zawiadomień o delegowaniu. Więcej na stronach Zezwolenia na pracę i Świadczenie usług w ramach UE.
Jak pracujemy z pracodawcami
Działamy dla spółki. W tej dziedzinie to pracodawca jest wnioskodawcą, stroną i adresatem kar, więc to od niego przyjmujemy zlecenie – i dzięki temu możemy zdjąć pracę z działu HR, zamiast go przez nią prowadzić. KRASUSKI Legal doradza w sprawach prawa imigracyjnego od 2014 r., z biur w Warszawie i we Wrocławiu, dla firm od start-upów zatrudniających pierwszego cudzoziemca po grupy zatrudniające ich setki.
Audyt
- Audyt imigracyjny za stałym wynagrodzeniem
- Raport, rejestr ryzyk i zestawienie osoba po osobie
- Naprawa wszystkiego, co zostało wykryte
Doradztwo
- Ryczałt miesięczny lub rozliczenie za sprawę
- Dobór ścieżek, zmiany i zakończenia zatrudnienia
- Procedury, listy kontrolne i szkolenia dla HR
Spory
- Reprezentacja podczas kontroli PIP i Straży Granicznej
- Postępowania mandatowe i obrona przed sądem
- Odwołania od odmów zezwoleń
Nie mają Państwo pewności, jak wygląda sytuacja?
Prosimy napisać, ilu cudzoziemców pracuje dla Państwa – bezpośrednio, przez agencje i u podwykonawców – i na jakich podstawach. Zaproponujemy zakres i stałe wynagrodzenie za audyt, a jeśli z opisu wynika coś, czym trzeba zająć się w tym tygodniu, powiemy to od razu.
Zapytaj o audyt → Napisz do nasNajczęstsze pytania
Ile kosztuje audyt imigracyjny?+
To zależy od liczby zatrudnionych cudzoziemców i od tego, czy sprawdzamy wszystkie akta, czy próbę. Stałe wynagrodzenie podajemy po krótkiej rozmowie wstępnej, zanim zaczniemy pracę, więc koszt jest znany z góry.
Ile trwa audyt?+
W firmie zatrudniającej do kilkudziesięciu cudzoziemców zwykle od dwóch do czterech tygodni od otrzymania dokumentów do raportu końcowego. Wszystko, co pilne – wygasła podstawa pracy, zbliżający się termin – sygnalizujemy od razu, a nie na końcu.
Zezwoleniami zajmuje się u nas agencja. Czy audyt nadal ma sens?+
Często tak. Agencja składa wnioski; audyt sprawdza, co dzieje się później – czy warunki nadal odpowiadają zezwoleniom, czy złożono zawiadomienia, czy przechowywane są dokumenty i czy objęci są pracownicy agencji i podwykonawców. To właśnie sprawdzają inspektorzy.
Co się dzieje, gdy audyt wykaże problem?+
Mówimy, na czym polega, jaka jest ekspozycja i jak to naprawić. Wiele nieprawidłowości da się usunąć – złożyć spóźnione zawiadomienia, zmienić lub zastąpić zezwolenia, poprawić umowy. Gdzie czegoś nie da się cofnąć, doradzamy, jak ograniczyć skutki. Audyt objęty jest tajemnicą zawodową radcy prawnego.
Kto kontroluje legalność zatrudniania cudzoziemców?+
Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Oba organy mogą przeprowadzić kontrolę bez zapowiedzi i zażądać akt osobowych. Od czerwca 2025 r. inspektorzy pracy mogą też nakładać mandaty do 10 000 zł bez kierowania sprawy do sądu.
Czy przyjąć mandat zaproponowany przez inspektora?+
To zależy od faktów. Przyjęcie szybko kończy sprawę, ale oznacza prawomocne ukaranie, które może liczyć się przy przyszłych wnioskach o zezwolenia na pracę. Odmowa przyjęcia kieruje sprawę do sądu. Tę decyzję warto podejmować z prawnikiem na telefonie, bo zapada na miejscu.
Jak długo trzeba przechowywać kopie dokumentów pobytowych?+
Przez cały okres wykonywania pracy i przez dwa lata po jego zakończeniu. Bez kopii pracodawca nie ma podczas kontroli żadnej obrony, choćby dokument był autentyczny.
Czy odpowiadamy za pracowników podwykonawców?+
Potencjalnie tak. Na podstawie ustawy z 2012 r. o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom wykonawca lub generalny wykonawca może odpowiadać solidarnie za zaległe wynagrodzenia i koszty powrotu pracowników podwykonawcy. Obroną jest należyta staranność, więc liczy się weryfikacja uprawnień do pracy, zanim ludzie wejdą na teren budowy.
Czy pracują Państwo po angielsku?+
Tak. Raporty, szkolenia i bieżące doradztwo prowadzimy po polsku i po angielsku i regularnie współpracujemy z międzynarodowymi działami HR i działami prawnymi grup kapitałowych.
Państwa prawnik
Konrad Krasuski – radca prawny
Konrad prowadzi w kancelarii praktykę dla pracodawców: audyty imigracyjne, zezwolenia na pracę i oświadczenia, programy compliance dla firm zatrudniających cudzoziemców na dużą skalę oraz reprezentację podczas kontroli i w postępowaniach w sprawie kar. Jeżeli nie mają Państwo pewności, czy Państwa akta przetrwałyby kontrolę, od tej rozmowy warto zacząć.
k.krasuski@krasuski.legal
Warszawa: +48 502 115 589 Wrocław: +48 71 719 59 08
Powiązane przewodniki
Stan prawny na październik 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. To, czy konkretne zatrudnienie jest zgodne z polskim prawem, zależy od dokumentów i może być ocenione wyłącznie na ich podstawie.
How can we help? 
